Das Hinweisgebermeldewesen soll dazu beitragen, Missstände bei den Stadtwerken Heidelberg in Bezug auf die Einhaltung von rechtlichen Reglungen, von unternehmensinternen Vorgaben oder Verstöße gegen die Interessen der Stadtwerken Heidelberg aufzudecken und für Abhilfe zu sorgen.

Das Hinweisgebermeldewesen umfasst eine interne Meldestelle zur Abgabe von Informationen über Verstöße, die hinweisgebenden Personen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld dieser Tätigkeit erlangt haben. Dieses Hinweisgebermeldewesen soll es erleichtern, organisationsinterne Missstände aufzudecken und Abhilfe zu leisten. Die Meldungen werden über ein Hinweisgebersystem (siehe nächste Frage) abgegeben.

Die interne Meldestelle wird von dem/der Meldestellenbeauftragte/n betreut.

Hinweisgeber, die Verstöße melden, sind geschützt.

Ein Hinweisgebersystem ist ein sicherer, digitaler Kommunikationskanal, der das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen ermöglicht. Es wird von den Stadtwerken Heidelberg zur Verfügung gestellt und durch einen externen Dienstleister betreut.

Die Abgabe der Meldung soll im Regelfall über das von der Stadtwerke Heidelberg GmbH dafür über einen externen Dienstleister betreuten Hinweisgebersystem (= HGS) erfolgen. Meldungen können digital über das Hinweisgebersystem erfolgen oder telefonisch abgegeben werden. Die Angaben werden entsprechend erfasst und dem Hinweisgeber wird Gelegenheit gegeben, die Angaben vor Abgabe der Meldung zu überprüfen, ggf. zu korrigieren und zu bestätigen. Auf Wunsch des Hinweisgebers kann die Meldung im Nachgang auch im Wege eines persönlichen Gesprächs erfolgen; ein entsprechender Termin wird dem Hinweisgeber in angemessener Frist nach Anzeige eines solchen Verlangens eingeräumt.

Alternativ kann eine Meldung von Rechtsverstößen oder rechtswidrigem Verhalten auch weiterhin an den direkten Vorgesetzen erfolgen. Es steht auch ein postalischer Meldeweg zur Verfügung. Auch danach erfolgt eine Erfassung und Nachverfolgung der eingehenden Meldungen.

Hinweise können online rund um die Uhr im digitalen Hinweisgebersystem über den genannten Link abgeben werden. Hierzu einfach auf der Startseite des Hinweisgebersystems den Button „Hier klicken – und Ihren Hinweis abgeben“ klicken und den Anweisungen folgen. Der Vorgang ist einfach und dauert in der Regel nicht länger als zehn Minuten. Alternativ kann eine Meldung auch telefonisch über die Hinweisgeber-Hotline unter +49 800 3800 999 eingereicht werden.

Wer nach Abgabe des Hinweises ein vertrauliches persönliches oder telefonisches Gespräch wünscht, teilt dies bitte bei Abgabe der Meldung oder später im geschützten Chatverlauf mit.

Zur Abgabe von Hinweisen sind die Beschäftigten der Konzerngesellschaft Stadtwerke Heidelberg sowie der Gesellschaften Stadtwerke Heidelberg Netze, Energie, Umwelt, Technische Dienste, Bäder, Garagen sowie der HSB berechtigt.

Gemeldet werden können alle Vorfälle, die im Meldesystem als Meldekategorien nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes hinterlegt sind. Dazu zählen:

• Verhaltensweisen, die gegen anwendbare Gesetze (z. B. öffentliches Auftragswesen) und unsere internen Regeln verstoßen,
• Veruntreuung von Vermögenswerten,
• Interessenkonflikte: mögliche oder absehbare Interessenkollisionen, die die Objektivität der Entscheidung oder Handlungsweise bei der Aufgabenerfüllung beeinträchtigen können,
• betrügerische Handlungen,
• Missachtung von Informationssicherheits-/Datenschutzbestimmungen,
• sozial oder geschäftlich unvertretbares Verhalten

Wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass Beschäftigte nicht im Interesse des Unternehmens oder regel-/gesetzeswidrig handeln, hilft es dem Unternehmen, wenn dieser Vorfall gemeldet wird.

Mögliche Verstöße können sein: Ein Kollege lässt sich bestechen, veruntreut Gelder bzw. Vermögenswerte des Unternehmens, missbraucht seine berufliche Position zum persönlichen Vorteil oder begeht strafbare Handlungen.

Die Schwerpunkte dieses Hinweisgebersystems sind Korruption und Wirtschaftsdelikte, schwerwiegende Verstöße gegen Regeltreue im beruflichen Handeln (Compliance-Verstöße) sowie Verstöße nach dem nationalen Hinweisgeberschutzgesetz. Mehr zu diesem Gesetz bei der Frage „Was ist der rechtliche Hintergrund für dieses Hinweisgebersystem?“.

Ungeachtet dessen gibt es weiterhin die Möglichkeit, sich an den Vorgesetzten, die Compliance- oder Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung zu wenden. Dies gilt für alle Vorkommnisse, die nicht dem obig erwähnten Anwendungsbereich unterfallen.

Damit eine Meldung angemessen bearbeitet und bewertet werden kann, beachten Sie bitte die folgenden Aspekte:

• Verfassen Sie die Meldung so konkret und detailliert wie möglich und berücksichtigen Sie dabei die fünf W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
• Bitte formulieren Sie verständlich, damit der Hinweis auch von fachfremden Personen zu verstehen ist.
• Stehen Sie bitte für weitere Rückfragen zur Verfügung. Mehr dazu unter der Frage „Wie kann ich Rückmeldungen oder Rückfragen lesen, ohne meine Mailadresse oder Telefonnummer anzugeben?“.

Das Hinweisgebersystem ist nicht zur Meldung von Notfällen (z. B. von Unfällen oder Brandfällen) geeignet. Bei akuter Gefahrensituation oder anderen Situationen, die ein sofortiges Tätigwerden erfordern, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Vorgesetzten, an das Notfall- und Krisenmanagement oder an einen der bekannten Notrufdienste.

Die Meldungen können in Deutsch oder in Englisch abgeben werden. Standardmäßig wird zunächst die Browsersprache (deutsch) genutzt, danach ist die Sprache wählbar.

Oberstes Prinzip ist der Schutz der hinweisgebenden Person. Wenn der Hinweis anonym abgegeben wird und auch sonst keine Informationen preisgegeben werden, die einen Rückschluss auf die Person zulassen, ist es den Stadtwerken Heidelberg und auch dem Dienstleister unmöglich zurückzuverfolgen, wer der oder die Hinweisgebende ist.

Sollte die Abgabe der Meldung hoheitliche (z. B. staatsanwaltliche) Ermittlungen nach sich ziehen, so ist jedoch auch bei Abgabe einer anonymen Meldung und Einhaltung aller Sicherheitsmaßnahmen durch die hinweisgebende Person nicht vollkommen auszuschließen, dass den Ermittlungsbehörden der Name der hinweisgebenden Person bekannt wird.

Wird die Meldung nicht anonym abgegeben, werden die Stadtwerke Heidelberg die Identität des Hinweisgebers nur dann offenlegen, wenn dies nach Unionsrecht oder nationalem Recht eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht im Rahmen von behördlichen Untersuchungen oder von Gerichtsverfahren darstellt, insbesondere im Hinblick auf die Wahrung der Verteidigungsrechte betroffener Personen.

Um die Anonymität sicherzustellen, laufen die verschlüsselten Daten nicht über unsere eigenen Server, sondern über einen unabhängigen externen Server (Open Telekom Cloud, Standort in Deutschland). Die Meldung kann elektronisch von jedem internetfähigen Endgerät aus abgegeben werden. Die IP-Adresse der meldenden Person wird nicht gespeichert, die Meta-Daten von möglichen Dateianhängen werden vor dem Upload entfernt. Sobald im Hinweisgebersystem auf „Hinweis senden“ geklickt wurde, bleibt der Hinweisgebende anonym, es sei denn, er/sie entscheidet sich selbst zur Offenlegung seines/ihres Namens.

Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Personen haben Zugriff auf die eingegangene Meldung. Auch bei Kontakt zu der hinweisgebenden Person, zum Beispiel zur Anforderung weiterer Informationen, gilt das Vertraulichkeitsgebot. Die personenbezogenen Daten werden entsprechend der in Artikel 5 EU-Datenschutz-Grundverordnung normierten Grundsätze verarbeitet und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Das System ermöglicht es, eine E-Mail-Adresse anzugeben, um leichter über den Bearbeitungsverlauf informiert zu bleiben. Das bedeutet nicht, dass eine E-Mail Adresse angegeben werden muss. Wer eine E-Mail-Adresse eingegeben hat, wird über diese beispielsweise vom System an hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die angegebene E-Mail-Adresse ist für die zuständigen Bearbeiter der Stadtwerke Heidelberg nicht sichtbar. Wer die Kommunikationsmöglichkeit im Rahmen größtmöglicher Anonymität nutzen möchten, verwendet dafür am besten eine eigens erstellte „Wegwerf-E-Mail-Adresse“ seriöser deutscher Anbieter, die eine Nachverfolgung erschweren oder ganz ausschließen.

Meldungen werden nur von Systemberechtigten des Dienstleisters gesehen. Wird die Meldung als relevant und plausibel eingeschätzt, wird diese im Anschluss verschlüsselt an den Compliance-Koordinator der jeweiligen Gesellschaft der Stadtwerke Heidelberg übermittelt.

Jede Meldung wird streng vertraulich und unter Einhaltung des Datenschutzes behandelt. Darauf haben sich die Ansprechpartner verpflichtet.

Die Vertraulichkeit wird gewahrt nicht nur in Bezug auf die Identität des Hinweisgebers, sondern auch gegenüber allen in der Hinweismeldung genannten Personen. Nach § 9 HinSchG-E (mehr dazu unter „Was ist der rechtliche Hintergrund für dieses Hinweisgebersystem?“) besteht eine Ausnahme vom Vertraulichkeitsgebot. Dies ist zum Beispiel bei erforderlichen und verhältnismäßigen Anfragen bzw. Auskunftsersuchen von staatlichen Stellen der Fall.

Das Hinweisgebersystem funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Wer einen Hinweis meldet, vergibt nach dem Absenden eine PIN. Danach erhält er/sie einen Zahlencode. Mit diesen sicher aufzubewahrenden Daten können sich die Hinweisgebenden wieder in das Schließfach einloggen. Berechtigte Empfänger der Informationen (z. B. die Geschäftsführung, ein externer Ombudsmann oder Rechtsanwalt) haben so die Möglichkeit, Rückfragen zur Meldung zu stellen oder den Hinweisgebenden über den Verfahrensstand zu informieren.

Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Hinweisgeberportal besteht nur die Möglichkeit, einen neuen Hinweis zu erstellen.

Jeder gemeldete Hinweis wird konsequent geprüft. Dabei gilt das Prinzip des fairen Verfahrens. Es werden keine Maßnahmen ergriffen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren, wenn diese das Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Andererseits gilt für die vom Hinweis betroffenen Personen („Beschuldigte“ im nicht-rechtlichen Sinne) die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen, schnellen und geschützten Prozesses bearbeitet. Alle Hinweise werden durch Personen bearbeitet, die von den Stadtwerken Heidelberg beauftragt sind. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen. Bei Rückfragen oder zusätzlichem Informationsbedarf melden sie sich über das Hinweisgebersystem.

Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb von sieben Werktagen.

Ja, ein Download des eigenen Hinweises ist zu jeder Zeit möglich. Der Hinweisgebende erhält ein PDF-Dokument mit allen Bestandteilen des Hinweises.

Die Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die hinweisgebende Person über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information des Hinweisgebenden muss laut EU-Richtlinie eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden. Besonders aufwändige Ermittlungen erlauben ein Ausdehnen dieses Zeitraums auf bis zu 6 Monate. Wenn einem gegenüber der internen Meldestelle gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, kann sich die hinweisgebende Person an eine externe Meldestelle wenden.

Als Ansprechpartner gibt es die Meldestellenbeauftragte der SWH und die Compliance-Koordinatoren der jeweiligen Gesellschaft:

• Compliance-Koordinator der SWH GmbH
• Compliance-Koordinator der SWH Energie GmbH
• Compliance-Koordinator der SWH Netze GmbH
• Compliance-Koordinator der SWH Umwelt GmbH
• Compliance-Koordinator der SWH Bäder GmbH
• Compliance-Koordinator der SWH Garagen GmbH
• Compliance-Koordinator der HSB Heidelberger Straßen- und Bergbahn GmbH

Weitere Informationen zu den jeweils von der zuständigen Geschäftsführung benannten Personen finden Sie in Orgavision bei der jeweiligen Gesellschaft.

Folgende Dateiformate sind zum Upload zulässig: jpg, png, doc, docx, pdf, xls, xlsx, csv und txt. Bei jedem Datei-Upload werden alle Metadaten gelöscht und es wird ein einheitlicher, anonymer Dateinamen vergeben.

Bitte prüfen Sie vorher, ob der Text oder die Bilder der hochgeladenen Dateien Rückschlüsse darauf zulassen könnten, wer den Hinweis abgegeben hat. Nach dem Hochladen können die Meldenden die Dokumente und Dateien nicht mehr löschen.

Das Hinweisgebersystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät erreichbar, also z. B. einem Smartphone, Handy, Tablet, Laptop oder Desktop-PC. Um die Anonymität zu wahren, wird empfohlen, zur Abgabe eines Hinweises keine Geschäfts- oder Betriebs-Hardware (z. B. das Firmenhandy) zu verwenden und den Hinweis nicht aus dem Netzwerk der Stadtwerke Heidelberg (kabelgebunden oder WLAN) abzugeben.

Wir empfehlen, das Hinweisgebersystem über folgende Browser zu aufzurufen: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Apple Safari, Microsoft Edge. Es sollte jeweils eine aktuelle Version verwendet werden.

Zudem empfehlen wir die Verwendung des privaten oder Inkognito-Modus des Browsers. Somit können Sie Hinweise im Hinweisgebersystem über den Browser abgegeben, ohne dass diese Seite im Browserverlauf (History) erscheint. Wichtig ist auch eine sichere Internetverbindung, die durch das Schloss-Symbol im Browser dargestellt wird.

Es wird empfohlen, nach Möglichkeit direkt (z. B. durch Eingabe des Links oder Scannen des QR-Codes) auf die Seite des Hinweisgebersystems zu gehen, nicht von einer dritten Seite aus.

Gerne stehen wir Ihnen bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Dabei behandeln wir Ihre Anfrage auf Wunsch auch gerne anonym. Sie erreichen uns unter hgs-support@protadus.com.

Die Stadtwerke Heidelberg schützen alle Meldenden nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vor Repressalien. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Meldung in der begründeten Annahme vorgenommen wird, dass die gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen. Weiterhin darf der Hinweis nicht in missbräuchlicher Absicht erfolgen.

Für den Gesetz- und Verordnungsgeber ist der Schutz der hinweisgebenden Person vor negativen Konsequenzen ein hohes Gut. Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers ist soweit möglich zu gewährleisten. Trotzdem ist das System kein Freibrief für Verunglimpfungen, falsche Anschuldigungen und Denunziationen. Wer das Hinweisgebersystem zu diesem Zweck missbraucht, muss – auch im Fall einer anonymen Meldung – mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. So hat der zu Unrecht eines Gesetzesverstoßes beschuldigte Betroffene unter Umständen das Recht, Anzeige gegen Unbekannt wegen Verleumdung zu stellen.

Wenn die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt, sind – vorausgesetzt, die Meldung wurde gewissenhaft und nicht rechtsmissbräuchlich abgegeben – keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Ja, das Hinweisgebersystem beendet automatisch jeden inaktiven Vorgang nach 15 Minuten (Auto-Time-Logout). Sobald der Hinweis abgesendet wurde, ist dieser Hinweis sofort für die damit beauftragte Person im Hinweisgebersystem sichtbar. Danach kann die persönliche PIN vergeben werden (Auto-Time-Logout: 60 Minuten). Sollte das System keine PIN-Eingabe erkennen, ist die gegenseitige Kommunikation über das System nicht mehr möglich.

Die Einrichtung dieser Meldestelle erfolgt aufgrund des Hinweisgeberschutzgesetzes, das auf einer EU-Richtlinie basiert (EU 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, ABl. L 305 vom 26.11.2019, S. 17). Kernstück des Hinweisgeberschutzsystems sind die internen und externen Meldestellen, die hinweisgebenden Personen für eine Meldung von Verstößen zur Verfügung stehen. Die Einrichtungspflicht ist konkret beschrieben und enthält hinreichend bestimmte Verfahrensvorgaben, z. B. zu einzuhaltenden Fristen im Rahmen des Fall-Managements. Datenschutzrechtlich stellt diese Einrichtungspflicht eine rechtliche Verpflichtung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 c DSGVO dar.